PDF-এর JPEG আবার সংকুচিত করে ফাইলের আকার মেলান

শুরুর প্রস্তুতি

পাতার কাজ এবং নতুন নথির তথ্য প্রস্তুত করুন

পাতা জোড়া, ছাপার বিন্যাস আর অনুসন্ধানযোগ্য লেখা তৈরির উদ্দেশ্য আলাদা করে ঠিক করুন। স্ক্যানের ছবি থাকা PDF এবং নির্বাচন করে কপি করা যায় এমন লেখা একই নয়। মূল্যপ্রস্তাব বা চালান তৈরির ক্ষেত্রে উৎস PDF-র বদলে প্রাপক, পণ্য, পরিমাণ, তারিখ ও মুদ্রার তথ্য দিতে হতে পারে। যে কাজটি করছেন তার ইনপুট প্রস্তুত করুন।

মূল নথির কপি রাখুন, বিশেষ করে স্বাক্ষর বা পূরণযোগ্য ফর্ম থাকলে। সম্পাদনার পর আগের ডিজিটাল স্বাক্ষরের অবস্থা বদলাতে পারে। ফর্ম স্থির করার আগে পূরণ করা ফাইল আবার খুলে মান দেখুন। আঁকা বা ছবির স্বাক্ষরকে সনদভিত্তিক ডিজিটাল স্বাক্ষরের সমান মনে করবেন না। দৃশ্য ঠিক থাকা ও নথির কার্যকারিতা বজায় থাকা আলাদা যাচাই।

প্রচ্ছদ ও সূচিপত্রসহ ফাইলের প্রকৃত পাতার অবস্থান লিখে রাখুন। পাতায় ছাপা নম্বর ফাইলের ক্রমিক অবস্থানের সঙ্গে নাও মিলতে পারে। বাদ দেওয়া, বের করা বা পুনরাবৃত্তির আগে চাওয়া তালিকা মূলের সঙ্গে মেলান। যেখানে পাতার সীমা বা তালিকা দেওয়া যায় সেখানেই ব্যবহার করুন; সব টুলের নির্বাচনপদ্ধতি এক নয়।

ভিন্ন আকার বা অভিমুখের পাতা আগে শনাক্ত করুন। মিলিমিটার, পয়েন্ট ও পিক্সেলের মান একই ঘরে সরাসরি বসানোর মতো নয়। মানিয়ে বসালে ফাঁকা প্রান্ত থাকতে পারে, টেনে বসালে বিষয় বিকৃত হতে পারে। দৃশ্যমান অংশ কাটলে আড়ালে থাকা তথ্য নিরাপদে মুছে গেছে ধরে নেবেন না; সেই উদ্দেশ্যের সীমা আলাদা করে দেখুন।

পাতা, ছাপা ফল ও বের করা লেখা যাচাই করুন

ডাউনলোডের পর প্রথম ও শেষ পাতার সঙ্গে জোড়ার সীমার আশপাশের পাতাও খুলুন। মোট সংখ্যা মিললেই সঠিক পাতা আছে বোঝা যায় না। ফাঁকা পাতা, যোগ করা নম্বর ও সূচির সংযোগ আলাদা দেখুন। নতুন মূল্যপ্রস্তাব বা চালানের প্রতিটি পাতায় প্রাপক, পণ্যের তথ্য ও অর্থের পরিমাণ মেলান; প্রথম পাতার পূর্বরূপ যথেষ্ট নয়।

বুকলেট বা একই কাগজে একাধিক পাতার ফল ছাপিয়ে পড়ার ক্রম দেখুন। পর্দায় বড় করে পড়া ছোট অক্ষর কাগজে অপাঠ্য হতে পারে। ছাপার প্রোগ্রামে একই বিন্যাস আবার প্রয়োগ করলে পাতা পুনরায় সাজানো হতে পারে। কাগজের আকার, অভিমুখ ও মাপের সেটিং ফলের সঙ্গে মেলান এবং ভাঁজের পর পাতার ক্রম পরীক্ষা করুন।

অক্ষর শনাক্তকরণ বা সারণি বের করার পরে নাম, তারিখ, টাকা ও দীর্ঘ পরিচিতি মূলের সঙ্গে মেলান। দেখতে সারণি হলেই সঠিক সারি-কলাম পাওয়া নিশ্চিত নয়। মন্তব্যের তালিকা, পাতার ছবি ও ছবির মধ্যে থাকা হাতের দাগ আলাদা উপাদান। লেখার তুলনা দিয়ে ছবির বিন্যাস বা স্বাক্ষরের প্রতিটি পরিবর্তন জানা যায় না।

ত্রুটি হলে পাসওয়ার্ড, নষ্ট উৎস, ভুল পাতার নির্বাচন ও ঘোষিত সীমা আলাদা পরীক্ষা করুন। পাতার সীমা বাছা গেলে প্রয়োজনীয় অংশ দিয়ে চেষ্টা করুন। ছবি সংকোচন কেবল সমর্থিত ছবিতে কাজ করতে পারে, তাই সব PDF ছোট হবে না। ফর্ম বা বুকমার্ক বাদ পড়লে বারবার চালালেই সেগুলো রক্ষা হবে এমন নয়; মূল ও ফলের কার্যকারিতা মিলিয়ে দেখুন।